Świadectwo charakterystyki energetycznej sporządza się na podstawie dokumentów. Dlatego pierwszym pytaniem jakie z pewnością zada osoba sporządzająca je zgodnie z obowiązującymi przepisami będzie – czy posiada Pan/Pani projekt architektoniczny lokalu, mieszkania lub domu? Jeżeli mieszkanie znajduje się w bloku najczęściej takiego dokumentu nie posiada właściciel. Do tej pory bowiem nie było ono potrzebne. Cała dokumentacja najczęściej znajduje się u zarządcy nieruchomości. Może to być spółdzielnia jeżeli blok należy do spółdzielni mieszkaniowej lub prywatny zarządca nieruchomości.
Zgodnie z nowelizacją ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków i jej zmianami z dnia 28 kwietnia 2023 roku spółdzielnia mieszkaniowa lub zarządca budynku zobowiązany jest nieodpłatnie przekazać właścicielowi mieszkania dokumentację techniczną budynku, w której znajduje się lokal. W przypadku sprzedaży lub wynajmu nieruchomości nie jest bowiem wymagane świadectwo charakterystyki energetycznej budynku ale konkretnego mieszkania. Jego prawidłowe wyliczenie można jedynie wykonać posiadając wszystkie niezbędne informacje, które znajdują się w projekcie architektonicznym.
Dlatego wykonujący świadectwa podlegając odpowiedzialności karnej wymagają od właścicieli nieruchomości szczegółowej dokumentacji. Nowelizacja ustawy wprowadziła nieco zamieszania na rynku świadectw charakterystyki energetycznej w Szczecinie. Sprawiła bowiem, że wiele osób było niezadowolonych i atakowało wykonujących certyfikaty. W ten sposób wyrażało swoje niezadowolenie. Jednak aby prawidłowo policzyć świadectwo energetyczne niezbędne jest posiadanie przez osobę uprawnioną do sporządzenia świadectwa prawidłowej dokumentacji.
Wykonujący obliczenia muszą przechowywać dokumentację na podstawie której wykonali obliczenia przez 10 lat. Dokładnie tyle ile ważne jest świadectwo i na życzenie osoby kontrolującej z ministerstwa przesłać ją w formie elektronicznej. Dlatego nie powinien dziwić fakt wymagania owej dokumentacji od właściciela nieruchomości w formie elektronicznej. Dla osób starszych nie posiadających e-maila, skanera lub innych narzędzi, które pozwalają na wykonanie elektronicznej wersji dokumentacji może wydawać się to bardzo trudne. W Szczecinie można znaleźć specjalistyczne firmy, które skanują projekty architektoniczne i wysyłają je bezpośrednio na wskazanego e-maila.
